Demande de reseignements personnels

Mode de présentation d’une demande de renseignements personnels

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), une personne a le droit d’examiner, de contester ou de corriger tout renseignement personnel la concernant dont peut disposer une organisation ou qu’elle peut divulguer à d’autres parties.

Si vous désirez examiner ou corriger des renseignements personnels en dossier à Coughlin, soumettez votre demande par écrit à :

L’agent des renseignements personnels
Coughlin & associés ltée
466, chemin Tremblay
Ottawa, ON   K1G 3R1

L’agent des renseignements personnels
Coughlin & associés ltée
175, rue Hargrave, Suite 100
Winnipeg, MB   R3C 3R8

Veuillez passer en revue le processus de demande de renseignements personnels auprès de Coughlin avant de procéder à une telle demande.


Processus de demande de renseignements personnels auprès de Coughlin

En cas de réception d’une demande de renseignements personnels ou d’un grief, les étapes suivantes doivent être franchies.

1. Officialisation du problème ou de la demande

Pour faire en sorte qu’à la fois Coughlin et vous compreniez le problème et disposiez d’un document à cet effet, les demandes ou plaintes sont officialisées sous forme écrite. L’agent des renseignements personnels confirme le détail de la demande de renseignements ou de la plainte. Un formulaire exposant le détail du cas est rempli dont copie vous est remise, ainsi qu’au gestionnaire du service en cause précisé dans la plainte et à tout employé nommément désigné de Coughlin.

2. Confirmation du détail et des copies

Des éléments du détail tels l’heure de l’incident, le contexte précédant la plainte, les mesures adoptées ou non sont consignées. De même, Coughlin confirme auprès de la personne si un tiers, comme un employeur, un délégué syndical, un conseiller juridique ou autre partie doit recevoir copie de la correspondance liée à la plainte.

3. Confirmation de votre identité

Vu que la demande portera probablement sur vos dossiers personnels, l’agent des renseignements personnels devra confirmer votre identité. Il peut vous demander de produire des pièces d’identité, comme votre permis de conduire, matricule, etc.

Les demandes provenant d’un tiers autorisé, soit d’un conseiller juridique, d’un délégué syndical ou d’un fiduciaire, doivent contenir la confirmation d’identité de ce tiers accompagnée du nom d’une personne-ressource.

4. Détermination des renseignements à divulguer

L’agent des renseignements personnels doit établir quels renseignements seront examinés et la localisation possible de ceux-ci.

Les demandes doivent être précises. Éviter les mentions vagues comme « tous les renseignements » ou « tout ce que vous avez ». Pour nous aider à nous conformer à la demande et à récupérer les données nécessaires, veuillez bien préciser la nature de votre demande ou problème.

5. Protection des renseignements personnels d’autrui

La LPRPDÉ protège également les droits d’autres personnes ou parties susceptibles d’être touchées par votre demande. Avant la divulgation de renseignements, les données ayant trait à d’autres personnes, dont les conjoints et les personnes à charge, sont retirées du dossier. Il ne saurait être question de divulguer des renseignements sur une autre personne sans son consentement écrit exprès.

6. Existe-t-il une exemption juridique ?

Les garanties de la LPRPDÉ ne s’appliquent pas dans les cas suivants :

  • une personne est visée par une enquête judiciaire ou criminelle faisant intervenir l’exécution d’une loi provinciale, fédérale ou d’un pays étranger;
  • la personne a violé un contrat;
  • la sécurité nationale;
  • la divulgation de renseignements personnels compromettrait la relation avocat-client;
  • la divulgation de renseignements violerait les droits de propriété commerciaux (comme les taux horaires de main-d’oeuvre, le droit d’auteur, la marque de commerce, les taux des obligations, etc.);
  • la divulgation de renseignements privés violerait les droits à la vie privée d’une autre personne ou menacerait sa vie ou sa sécurité;
  • les renseignements d’archives;
  • 20 ans après le décès d’une personne ou 100 ans après la création d’un document;
  • les recherches statistiques ou universitaires;
  • les renseignements du domaine public.

7. Le coût pour vous

Selon la LPRPDÉ, Coughlin peut imputer des frais de recouvrement des coûts de la recherche de données et de réponse à une demande de renseignements personnels. Il peut s’agir d’un tarif horaire ou de frais fixes.

8. Le délai de réponse à votre demande

Selon la LPRPDÉ, les demandes doivent recevoir une réponse dans les 30 jours. Puisque des dossiers complexes ou plus anciens peuvent être difficilement accessibles, la LPRPDÉ stipule que, au besoin, nous pouvons demander une exemption supplémentaire de 30 jours pour nous conformer à une demande d’examen ou pour corriger un dossier ou régler une plainte concernant la protection des renseignements personnels.

9. Divulgation ou correction de données

Dès que des renseignements ont été divulgués, vous pouvez demander qu’ils soient corrigés. Vu que cela ne peut pas toujours être possible (par exemple, dans les cas de diagnostics médicaux ou d’état médical de la personne, un employé de Coughlin ne saurait être en mesure de corriger l’évaluation d’un professionnel de la santé), une note peut être ajoutée à votre dossier indiquant votre désaccord avec les données.

10. Règlement

Dès la divulgation des renseignements, la confirmation de toute correction apportée est documentée et datée.

Si le règlement est impossible, le point de désaccord est consigné et énuméré dans le dossier.

En cas d’impossibilité de règlement, vous avez le droit de saisir le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada de vos préoccupations à l’adresse suivante :

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa, ON   K1A 1H3

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